外貿新手入行如何展開工作與必要的工作準備

現在越來越多的公司招兵買馬開拓國外市場，也有相當多的應屆畢業大學生或跳槽擔任外貿業務員。而這些公司，較沒有熟練的外貿人員與部門，甚至從未有過外貿的經驗。在這種無從業經驗、無國外客戶管道與無成業務經理指導的環境下，外貿新手如何開展工作呢？

外貿新手如何展開工作:

一、外貿公司將會是您第一個老師
成立的新公司在剛發展的一段時間中，離不開與外貿公司的合作。透過外貿公司把商品賣到國外，當然這會損失不少的利潤，這也是很多老闆在意的事，但卻是多數中小公司的必經之路。外貿公司熟悉國際市場狀況和外貿操作，與他們合作可以大大降低進軍國際市場的前期風險，還能獲得相關市場需求的寶貴經驗，這些經驗對於改善產品以及適應國際買家需求非常重要。在將商品給外貿公司的時候，外貿公司會規定關於包裝、運輸或認證的要求，不要小看這些步驟，因為這些是國外政府或買家的要求。按照外貿公司要求去做，並與外貿公司多溝通，多瞭解一些關於這些要求的原因，供自己日後參考。  

二、 外貿市場不期望立見成效
外貿是系統操作，價格為最重要之外，像運輸和單據交接也是非常重要。外貿不像一般交易那麼簡單，只需要報價格，客戶接受就簽合約，即便找到了一位有意願的客戶，客戶也需要時間來瞭解與觀察，來信任您能夠在這個價格條件下準時交貨，且品質要優良並提交單據。很多時候客戶不會買現成的產品，而需要做稍微更動，確認銷售樣品…等。您不但要學習外貿，更要熟悉產品知識以便回答客戶詢問，增加客戶對你的信心。從開始工作，一直到接到第一筆訂單，需要花費三個月到半年的過程一點也不久，那如果您的產品有絕對的優勢或有參加大型展覽，這個過程可能會短一點。所以，在前幾個月要有心理準備，積極工作不必急於事成，但是，如果在這段期間連有意願的詢問或回覆都沒有，就要檢討是不是價格的原因？還是工作方式不對？或者目標市場選錯？那就需要做一些調整。 

必要的工作準備:

一、學習外貿
學習外貿的好方法是以單證為中心和關鍵點，用單證把外貿流程各個步驟連接起來。透過工廠業務資料、同行交流和網路下載…等方式，把外貿常見單證如發票、商檢、提單、裝箱單、匯票、產地證明、受益人聲明、信用證等收集成範本，儲存備查。對於工廠來說，產品類別相對固定，出口操作大同小異，做一次全套單證，以後照做就好。特別是信用證，來自歐洲、東南亞、中東…等的信用證往往各有其地區特色和特殊條款。若機會的話，把不同地區信用證分類出有代表性的存檔。碰到特殊條款，要記錄處理方式，這樣才能累積經驗。 

二、熟悉產品
 熟悉產品是成功外貿業務員的基礎。越瞭解產品，越有機會拿下訂單。有時間多到工廠，請教工廠主任或經驗豐富的技術人員，允許的話不妨親自操作一些生產環節，更重要的是獲取一些書本上沒有的知識。瞭解產品的生產過程，主要原料有什麼，原料的產地與品質，品質檢測的方法與技術參數，常見的品質問題及導致因素…等。瞭解產品生產的成本，也包含水電、人工包裝…等的費用。這樣將來就可以自己估算產品的價格，了解價格底線。這是一位外貿人獨立開展業務的關鍵。 

三、多與老闆或上司溝通
有些公司的老闆或上司本身並不懂外貿，容易犯外行指導內行，又急於事成的毛病。剛開始的時候要與他們交流並彙報工作，隨時告知進度狀況、碰到的問題和解決方法要告知，至少是試圖解決的想法。讓他們知道您在做什麼，這很重要，否則辛苦卻得不到肯定或支援，這樣會影響工作情緒。 

四、尊敬同行前輩與同事
把前輩與同事當作學習的機會，關係好才是將來發展的重要資源。外貿行業繁瑣小事很多，但也是學東西的機會，被派去做這些小事的時候，只要不影響自己的工作，就盡量去協助和了解。

五、結交幾位相關行業好友
一位是外貿老鳥、一位是商檢局與一位是行員…等，這幾個方面是新手外貿工作中常常需要諮詢的對象，跟這些朋友溝通，會事半功倍，省下很多時間。 

六、遵守職業道德
信譽在每一個行業都非常重要。你工作的地方，也是你學習產品行業知識的地方，更有可能成為你一輩子經營的項目。無論將來你跳槽到同行業的另外公司，還是自己做外貿，一旦信譽受損影響會很大。

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