開發信範本就是它!善用這 5 招提高開發信回覆率

news-48 2021-04-26

「寄出的開發信總是有去無回,彷彿通通投進大海裡......」相信這是許多國外業務的痛,而開發信沒有獲得回應的原因有很多,例如寄到錯誤的信箱、信件被分類到垃圾信件、或是不夠吸睛而淹沒在信件海裡,前面兩者還可以技術性克服,但若是因為開發信主旨不夠吸引人或內容不夠清楚,導致錯過信件被開啟與回覆的機會,那就是最得不償失的了!而究竟開發信該如何撰寫,才能夠有效吸引點擊、獲得回應呢?參考以下5招,教你輕鬆打造最佳開發信範本!

開發信範本第1招:寄送時機要精準
寄送時機控制好,你的開發信件就有機會出現在客戶信箱最頂端,讓客戶一打開信箱就看見!建議讓開發信件於週二到週四之間送達,因為週一和週五通常是較忙碌的日子,可能沒有時間處理信件;此外B2B國際貿易由於有時差問題,也別忘了考量對方時區,盡量讓客戶能在上班時間收到信件。
==>智能發送信件交給派報雲

開發信範本第2招:開發信主旨要吸引人
想要在茫茫信海中一眼被看見,開發信件標題的撰寫就超級重要!由於信件標題有可見長度限制,最好控制在15-25字以內,並且一開始就拿出最吸引人的武器,例如XXX(知名企業)供應商、最適合XXX(客戶公司)的產品、優惠資訊......等。另外,如果知道收件者的職稱或姓名,可以在信件主旨即加上,除了讓對方一眼看見,也可以同時認知到這不是亂槍打鳥,提高點開信件的意願。

開發信範本第3招:開發信內容要精簡易讀
在撰寫開發信內容時,務必遵守「3C原則」,那就是Concisely 簡潔、Clear 清晰清楚以及Accuracy 準確。根據研究,愈短的信件回覆率愈高,因此文字內容不必長篇大論,反而應該力求簡潔有力、同時清楚介紹公司與產品,讓客戶能夠直接抓到重點。

開發信範本第4招:開發信文字圖片要排版
除了文字內容要精準,也可以加入幾張公司產品圖片,並加以排版,不用像設計EDM那樣精緻,但至少要讓整封信件版面看起來乾淨整齊,增加內容吸引力與易讀性。除此之外,別忘記針對不同客戶設計不同的產品介紹,客製化的開發信件不僅更符合需求,還誠意十足!

開發信範本第5招:開發信格式要正確
所有商務往來的郵件都應該要有固定的格式,開發信也不例外,作為國外業務敲門磚的開發信,格式建議依序如下:
1.問候語:記得以人為本、自然誠懇就好,冷冰冰或超正式用語會一眼就讓人感到是在推銷,過於休閒的問候語則會顯得不夠禮貌。
2.公司簡介:1-2句話簡單介紹即可,對客戶來說冗長的公司介紹並不重要,畢竟客戶真正需要的是產品啊!
3.產品介紹:可以分段描述,針對不同客戶設計不同的產品介紹,讓客戶看到他們需要的東西,並引導呼籲下一步行動以開啟對話,才是開發信的精隨!
4.簽名檔資訊:除了自己的姓名與職稱之外,也可附上公司名稱、地址、電話、傳真、網址等聯絡資訊。

開發信完成了,也別忘克服技術端問題!
最後要貼心提醒各位努力上進的國外業務們,除了將開發信寫好,也別忘了一開始提到的技術端操作,包括找到對的KP人物信箱、避免開發信被丟到垃圾信件等等,只要把這些問題通通克服,相信一定能加速開發信件被看見的機率,幫助提升開發信回覆率喔!